Programa de gestión para gimnasios: qué debe tener

Es lunes, hay cola en recepción y alguien pregunta si ya ha pagado la cuota de este mes. Abres la hoja de cálculo, buscas en el móvil la transferencia y, mientras tanto, entra otro socio que quiere reservar la clase de las 19:00. Si esto te suena, no necesitas trabajar más: necesitas que el gimnasio tenga un solo sitio donde está todo.

Un programa de gestión para gimnasios sirve justo para eso. En esta guía te contamos qué funciones importan de verdad, cuáles son prescindibles al principio, qué preguntar antes de contratar y cómo probarlo en una semana.

Qué tiene que resolver el programa

Antes de comparar listas de funciones, piensa en lo que pasa cada día en tu gimnasio o box. Casi todo cabe en cinco tareas:

• Dar de alta a un socio sin papeles y con sus autorizaciones firmadas.
• Cobrar la cuota y saber al momento quién debe qué.
• Controlar quién entra y con qué tarifa.
• Organizar clases y reservas si trabajáis con horario y plazas.
• Saber cómo va el negocio: ingresos, gastos y evolución del mes.

Si un programa no hace bien estas cinco cosas, lo demás es decoración.

Las funciones imprescindibles

Socios y altas

El alta debería hacerse en un minuto, en recepción o desde un enlace que el socio rellena en casa. Fíjate en que guarde cada autorización por separado (uso de la foto, avisos por WhatsApp, publicidad), porque así lo pide la protección de datos y te evita líos después.

Cuotas, recibos e impagos

Es el corazón del programa. Necesitas:

• tarifas con su periodicidad y cuotas que se generan solas;
• registro de cada pago, sea en efectivo, Bizum o transferencia;
• una lista de deudores siempre al día, con el historial de cada socio;
• recibos y facturas con numeración correlativa.

Pregunta también si el programa está preparado para VERI*FACTU, el sistema de facturación verificable de la Agencia Tributaria. Las fechas de obligación han cambiado varias veces, así que consúltalas en la sede de la Agencia Tributaria o con tu asesoría.

Control de acceso

Lo mínimo es saber quién entra y que solo entren socios al día. Un código QR personal que caduca al poco tiempo evita que se compartan pantallazos. Si piensas en tornos, pregunta si el programa los admite hoy o si es una promesa.

Clases y reservas

Si das clases dirigidas o trabajas como box, esto es imprescindible: horarios, aforo, reservas, cancelaciones, lista de espera y asistencia. Si eres una sala de musculación sin clases, puedes empezar sin ello.

Lo que puede esperar

No todo hace falta el primer día. Estas funciones aportan mucho, pero puedes añadirlas cuando el resto funcione:

• Rutinas de entrenamiento con ejercicios, series, repeticiones y descansos.
• Planes de nutrición, menús y lista de la compra.
• Citas con profesionales (entrenador personal, fisio o nutricionista).
• App o cuenta del socio para consultar sus planes y reservas.

Elige un programa que tenga estas funciones en un plan superior, para crecer sin cambiar de herramienta.

Qué preguntar antes de contratar

1. ¿Cuánto cuesta en total? Cuota, alta, módulos aparte y mensajes.
2. ¿Hay permanencia? Lo sano es poder irse cuando quieras.
3. ¿Puedo llevarme mis datos? Socios, pagos y facturas, en un formato que se pueda abrir.
4. ¿Dónde se guardan los datos? Lo deseable es que estén en la Unión Europea, con contrato de encargado del tratamiento.
5. ¿Qué está disponible hoy y qué es «próximamente»? Pide que te lo digan por escrito.
6. ¿Hay prueba gratis? Y si piden tarjeta, si se cobra solo al terminar.

Cómo probarlo en una semana

Una demo comercial siempre sale bien. Lo útil es probarlo con tu día real:

1. Día 1: da de alta a tres socios con tarifas distintas y comprueba cuánto tardas.
2. Día 2: registra pagos y deja uno sin pagar. Mira si aparece en deudores.
3. Día 3: da de baja a un socio y comprueba que su historial no se pierde.
4. Día 4: crea una clase con aforo, llénala y prueba la lista de espera.
5. Día 5: revisa el balance de la semana y emite una factura.

Cómo medirlo

Apunta antes y después de un mes tres datos sencillos:

• Minutos al día que dedicas a cobros y a cuadrar pagos.
• Cuotas vencidas sin cobrar a final de mes.
• Socios que se dan de baja en el mes (en esta guía para reducir las bajas de socios te contamos cómo trabajarlo).

Si esos números no mejoran, el programa no te está ayudando.

Cómo te ayuda BRAVIK

BRAVIK es un programa de gestión para gimnasios y boxes que funciona en el navegador, en el ordenador, la tablet y el móvil:

• Altas en recepción en menos de un minuto, con firma con el dedo y cada autorización guardada por separado.
• Cuotas, recibos y facturas con numeración, rectificativas y archivo, y facturación con VERI*FACTU.
• Deudores e historial de cada socio siempre al día, y balance con la evolución mensual.
• Cuenta del socio con QR temporal de entrada.
• Entrenamientos y nutrición desde el plan Advanced, y clases con reservas, lista de espera y asistencia en el plan Pro.
• Datos alojados en la UE y sin permanencia.

Los planes son Basic (19,99 €/mes), Advanced (39,99 €/mes) y Pro (59,99 €/mes), IVA incluido, con 15 días gratis sin tarjeta. Puedes ver los planes o entrar en la demo con datos ficticios.